Fattura elettronica, cosa succederà ( veramente ) a Gennaio?

In questo autunno 2018 c’è grande fermento riguardo la questione fattura elettronica, cambiamento rivoluzionario nella gestione di un’azienda e più in generale sul sistema aziende italia.

Le tecnologie stanno cambiando le metodologie e i processi si devono adeguare: l’abbiamo già visto con la PEC, l’archiviazione sostitutiva e adesso con IOT e Industry 4.0, i quali hanno avuto un forte impatto sulle aziende. Anche per quanto riguarda la fatturazione elettronica il cambiamento porterà ad una serie di vantaggi quali il risparmio sull’emissione e gestione di una fattura: scambi e comunicazioni saranno più veloci e quindi diventeremo tutti più efficienti. Insomma la fattura elettronica sembra essere in teoria la panacea di tutti i nostri problemi contabili … ne siamo proprio sicuri?

La fatturazione elettronica è un grande cambiamento e l’Italia non è pronta al cambiamento stesso

Vorrei analizzare con te la situazione attuale per capire quanto ( non ) siamo pronti al cambiamento in Italia. Innanzitutto partiamo dal fatto che la nostra nazione è caratterizzata per lo più da microimprese, ovvero le piccole aziende di famiglia, i negozi, gli artigiani, i liberi professionisti, ecc. Questi rappresentano il 96% delle partite iva italiane. Molti non utilizzano ancora gli strumenti digitali, si rivolgono ancora agli sportelli di persona, vanno ancora alla posta a pagare le bollette,di solito delegano tutto quello che considerano “burocratico” o più in generale una “scocciatura” al commercialista. Quelle più grandi, in termini di fatturato o dipendenti, hanno l’impiegato/a che diventa una specie di oracolo. Mi capita spesso nel mio lavoro di sentire, di fronte a semplici domande come “quanta iva versi ogni trimestre?”, risposte assurde come “devo chiedere alla mia impiegata”. Peggio ancora quando si parla di investimenti (parola quasi aliena e incomprensibile ), ragionando sui quali alcuni imprenditori con i quali mi sono confrontato si sono messi a fare calcoli su calcoli insieme al già citato “oracolo” per capire a che punto fosse la liquidità dell’azienda.

Ecco allora che pensando a gennaio 2019 e all’arrivo dell’obbligatorietà del sistema per la fatturazione elettronica, in questo contesto, mi vengono letteralmente i brividi. Qui si è deciso di agire con forza per spostare o meglio trascinare le aziende del vecchio secolo in una nuova era. Si parla di fatturazione elettronica quando ancora la maggior parte di queste imprese non ha nemmeno pensato a come digitalizzare i processi, ferme ancora alla carta e alla penna. Forse starai pensando che ormai “tutti usano il computer”, ma completamente slegato da tutto il resto.

In questo scenario, che svilupperò con molti esempi in questo articolo, e con questa mentalità sono sempre più convinto che noi italiani non siamo pronti per la fattura elettronica.

Che cos’è veramente la fatturazione elettronica? La solita scocciatura?

La questione fattura elettronica viene affrontata come l’ennesimo adempimento burocratico e gabella che ci mette addosso lo stato: purtroppo in questo modo si perde completamente l’essenza dell’operazione, ovvero il rinnovamento delle microimprese italiane.

Ovviamente in questo le istituzioni e le associazioni di categoria sono peccatrici perché il loro compito sarebbe dovuto essere quello di accompagnare in questi anni le aziende ad un vero processo di digitalizzazione. Invece hanno semplicemente gestito la situazione con continue deroghe e proroghe. Come per esempio l’ultima, perdonatemi il termine, porcata dei benzinai: siccome fino a 5 minuti prima della scadenza per l’obbligo della fatturazione elettronica nessuno era pronto si è pensato bene di rimandare anche questa a gennaio 2019. E noi italiani come l’abbiamo affrontata? “Ah anche questa volta ce la siamo scampata!” fingendo che gennaio sia tra 200 anni quando invece è dietro l’angolo. Ancora adesso sento clienti che mi dicono “ma vedrai che la rimandano ancora”, cosa che sicuramente avverrà ( e della quale parlerò in un prossimo articolo, ti basterà iscriverti alla newsletter dedicata alla fatturazione elettronica per non perderti le ultime notizie ), forse non proprio per tutti ma molto probabilmente per alcune categorie specifiche o per alcuni ordini di fatturato. Ma questo produrrà un risultato disastroso per le microimprese: verranno scalzate fuori dal mercato dalle grandi imprese.

Cerco di spiegarmi meglio per farti capire cosa intendo. La fattura elettronica dovrebbe essere l’ultimo passaggio di un processo digitale organizzato. Le cose nel mondo ideale dovrebbero essere così:

Quando prendo l’ordine del mio cliente o mi viene accettato un preventivo, insomma quando vendo qualcosa, si dovrebbe attivare un processo che genera e raccoglie informazioni che mi permettono di gestire tutti i passaggi successivi in modo quasi automatico. Questo vuol dire che:

• per esempio se usassi uno strumento unico di raccolta delle richieste dei miei clienti o delle vendite, potrei avere un software che si occupa di ordinare quello che mi serve al fornitore;
• una firma “digitale” di un preventivo autorizzerebbe in automatico la mia produzione a fare quel pezzo ordinato dal cliente;
• nel momento in cui dovrei consegnarlo il mio software, che nel frattempo ha raccolto e generato delle informazioni sul flusso di lavoro, potrebbe occuparsi di prenotare una spedizione tenendo anche il cliente informato di a che punto è la sua merce;
• con questa informazione digitale questo stesso cliente potrebbe attivare un flusso di lavoro coordinato in base allo stadio di avanzamento fornito dalla mia struttura;

Tutto questo nel mondo ideale purtroppo. In quello reale cosa succede invece? Foglietti, mail, telefonate, urla e segnali di fumo: generiamo informazioni ma non le raccogliamo. Questo ci porta a duplicare le nostre azioni, a dover intervenire su problemi di gestione che sono stati provocati dal nostro flusso di lavoro non gestito. So che tanti tra i lettori di questo articolo negheranno dicendo che più o meno hanno tutto sotto controllo ma molto probabilmente non è così: personalmente giro per aziende tutte le settimane e queste cose le vedo coi miei occhi e le sento con le mie orecchie:

• ordini scritti a mano sul quaderno perché “preferisco scrivermi tutto così sono sicuro di averlo fatto” e poi quando vai a chiedere come calcolano il fabbisogno l’impegnato di magazzino prende la calcolatrice e somma le voci scritte nel quaderno;
• “hai chiesto la conferma al tal fornitore”
• “ti è arrivata la mail di conferma dal tal cliente?”
• Il magazziniere che urla perché gli chiedono della merce che non c’è o la produzione che si ferma perché non ci sono abbastanza materie prime per proseguire;

Questi che racconto non sono casi limite ma quasi la normalità della microimpresa italiana. Questo tipo di approccio inevitabilmente si riflette anche poi nell’amministrazione: “ma il tal cliente ha pagato?” con l’impiegato che risponde “un attimo che controllo in banca”. Imprenditori che piangono perché arriva l’F24 a sorpresa o che se la prendono con il commercialista perché “mi sta facendo pagare troppe tasse”. Ma se la modalità di default è “ci pensa il mio commercialista” non ci si può lamentare.

Voglio raccontarti anche di una impiegata che si carica nel gestionale le fatture d’acquisto per avere una giacenza di magazzino, però scarta quelle dei servizi perché non le serve sapere quanta corrente sta pagando l’azienda. Siccome però le fatture prima o poi vanno pagate si crea un bel foglio di excel con la lista delle scadenze usando tutta la tavolozza di colori a disposizione. E dopo cosa fa? Prende il malloppo con tutte le fatture e le porta al commercialista, il quale a sua volta le farà caricare in un altro gestionale dalla sua impiegata per fare i conti fiscali all’azienda. Doppio, triplo passaggio inefficiente. Quando in questi casi chiedo “perché non lo fai solo internamente?” la risposta più comune è “non posso mica fare anche la ragioniera, alla contabilità ci pensa il mio commercialista: lo pago apposta!”.

La fattura elettronica può essere l’inizio di una gestione efficiente

Secondo me la fatturazione elettronica è l’ultima occasione per una piccola azienda italiana di mettersi al passo con i tempi. Purtroppo si sta partendo dalla fine, la fattura è uno degli ultimi passaggi nel processo di un’azienda e la digitalizzazione dovrebbe partire a monte. Detto questo l’adeguamento al sistema di fatturazione elettronica sarebbe comunque un bel passo avanti per le microimprese italiane. L’efficienza che può portare la fattura elettronica si può misurare sia in tempo che denaro.

Non farti illusioni, la fattura cartacea costa tantissimo: non solo perché la devi stampare, ma piuttosto perché la devi gestire, inviare, consultare e girare al tuo commercialista. La devi conservare per 10 anni e poi un giorno la devi buttare via per fare spazio. Chissà quanti costi nascosti ti saranno venuti in mente mentre leggi queste poche righe.

Ecco perché è importante essere pronti a gestire la fatturazione elettronica come processo interno all’azienda e non delegare all’esterno la creazione di questa fantomatica fattura in XML. Altrimenti ci troveremo solo ad aumentare i costi e l’inefficienza.

Sento commercialisti che stanno proponendo ai loro clienti di prendersi l’onere di fare la fattura per loro: questo rò vorrebbe dire di dover pagare anche lui, oltre a tutto il resto, per creare, firmare, inviare e conservare la fattura. Se invece verrà colta l’occasione di mettersi al passo coi tempi questa potrà essere l’occasione a rimanere sul mercato al fianco della grandi imprese che utilizzano questo strumento da anni.

Cosa succederà materialmente a Gennaio

Detto tutto questo tieni presente che a gennaio probabilmente ci saranno degli intoppi: l’infrastruttura di SOGEI potrebbe non essere sufficiente per gestire quella mole di dati. Inoltre ci potrebbero essere tante incognite delle cui ancora nessuno ha dato indicazioni chiare su come gestirle. Per esempio l’instabilità della rete internet in Italia, ma anche della rete elettrica visto che in alcune zone basta un temporale per isolare intere zone o paesi. Ma questo non vuol dire che il progresso e il futuro si fermeranno. Già oggi ci sono aziende che stanno facendo una cernita tra i loro fornitori per capire se saranno in grado di adeguarsi alla fatturazione elettronica. Un ristorante non in grado di emettere e gestire fatture elettroniche potrebbe perdere clientela che arriva da banche o imprese simili, ad esempio.

Prepararsi a questo cambiamento vuol dire in parole semplici dotarsi un software gestionale ERP, cioè che gestisca tutti i reparti della tua impresa (ricordati che anche se sei un libero professionista sei di fatto un’impresa). I reparti sono commerciale, magazzino/produzione, amministrazione. Questo software deve servirti per fare le cose normali di tutti i giorni (vendere e comprare) in modo però integrato e organizzato. Se sei nostro cliente sai bene di cosa sto parlando (e se non lo sei potrai presto toccare con mano gratuitamente, ti basterà iscriverti qui per sapere quando ).

Questo vuol dire che:

1. mentre tu fai la tua proposta al cliente lui deve essere in grado di cominciare a raccogliere le informazioni che ti serviranno per gestire la vendita;
2. Una volta completato il processo di vendita il gestionale deve fare la contabilità (da solo) e deve crearti una scadenza calendarizzata per ricordarti che devi prendere i soldi da quel cliente;
3. In ogni momento sommando queste informazioni ti deve dire sei stai andando bene e quanta energia hai ancora;
4. Dopo la fattura elettronica è un cosa automatica e ci deve pensare lui a firmarla digitalmente, inviarla all’agenzia delle entrate e di conseguenza ai clienti, successivamente depositarla in un ambiente cloud certificato dove conservarla per 10 anni;

Se inizierai a gestirla in questo modo non solo ti costerà molto meno rispetto ad una fattura cartacea ma avrai anche ottimizzato il tuo flusso di lavoro senza duplicare azioni e avendo un’informazione costantemente aggiornata e corretta. Questo ti permetterà di concentrarti sulle cose più importanti per la tua azienda: crescere e guadagnare.

So che in alcuni passaggi di questo articolo sono stato molto duro ma dopo 20 anni al fianco della microimpresa, conoscendo le sue potenzialità e le brave persone che la compongono, voglio essere molto, molto chiaro per far si che il loro futuro possa essere, effettivamente, un futuro di prosperità.

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