Hai dato una possibilità allo smart working? Parti da qui

Il Presidente Conte ha prolungato lo stato d’emergenza, causa Coronavirus, fino a fine gennaio 2021. Nel frattempo, il Governo sta lavorando per ottimizzare e regolamentare lo smart working in Italia.

In questi mesi mi sono reso conto di tante situazioni e ho raggiunto una nuova consapevolezza: non torneremo come prima. Lo smartworking, o lavoro agile, ci ha salvati quando ne avevamo più bisogno, ha permesso a tantissime aziende di non collassare e implodere durante il periodo del lockdown. Innovarsi, rinnovarsi e aderire a questa nuova condizione lavorativa è stato difficile per moltissimi ma, da quello che vede e per quella che è la mia esperienza, il bilancio finale è positivo.

Per questo, ho deciso di condividere questa riflessione con chi non ha ancora valutato tutte le potenzialità dello smart working per la produttività aziendale e, cosa non da poco, la diminuzione dello stress personale. L’ho fatto anche in versione Podcast nel nostro Next Academy Podcast (che trovi cliccando qui), se preferisci ascoltare

Il ruolo dello smartworking nella situazione attuale

Purtroppo i problemi legati al Covid non sono finiti e il Governo ha prorogato lo stato d’emergenza fino al 31 gennaio 2021 e, opinione personale, credo che si andrà avanti forse per tutto il 2021 anche se vorrei sbagliarmi. Nell’ultimo DPCM, quello dove si è deciso di prorogare lo stato di emergenza, uno dei punti cardine che riguarda le aziende è quello dello smart working o meglio, come lo intendiamo (in modo scorretto o, per meglio dire, incompleto) noi italiani, il lavoro da casa.

Al netto delle polemiche in corso sull’operato del governo e sulla bontà delle decisioni prese siamo tutti consapevoli che rischiamo un nuovo lockdown se la diffusione dei contagi non rallenta. Sono estremamente convinto che l’attivazione dello smart working possa essere utile a diminuire i contagi e di conseguenza salvarci da questo nuovo lockdown.

Visto che nei luoghi chiusi, dove si vive tutti a stretto contatto, il rischio di contrarre il virus è maggiore credo sia responsabilità degli imprenditori mettere in sicurezza quei lavoratori che ricoprono ruoli e svolgono attività che si possono tranquillamente fare a distanza ovviamente con gli strumenti adeguati.

Ci sono stati già diversi casi di focolai nelle aziende che oltre a mettere a rischio la salute delle persone hanno comportato gravi danni per l’azienda visto che si è dovuto ricorrere a quarantene precauzionali rallentando e spesso bloccando del tutto l’operatività dell’azienda. Per questi motivi il governo italiano ha scelto di prolungare e anzi promuovere lo smart working almeno fino alla fine dell’anno.

Lo smartworking nella Next Software

Nella mia azienda abbiamo optato per questa modalità già da marzo e intendiamo proseguire così per molto tempo: ci siamo resi conto che può portare a numerosi benefici sia per i dipendenti che per gli imprenditori indipendentemente dall’emergenza sanitaria.

Quello che abbiamo capito dalla nostra esperienza di smart working è che si vive e lavora meglio.

Videochiamate, lavoro inframmezzato, pause più lunghe e rilassanti, ma anche contatto costante (anche se virtuale) con i colleghi. Inoltre a livello personale si può, ad esempio, godere di più tempo per fare colazione o di quello per stare seduti a tavola senza la schiscetta o il tempo perso in coda alla mensa. Sono tutti aspetti che portano ad effettivi positivi sia per l’azienda (che riduce i costi), sia per il lavoratore (che riduce lo stress e aumenta la produttività).

Quindi all’alba di questo potenziale nuovo lockdown e alla luce dell’esperienza positiva avuta mi sono reso conto che è necessario comprendere in che modo possiamo adottare regolarmente lo smartworking.

Si, lo so, non è per tutti ma è difficile che non sia per nessuno nella tua azienda (scoprilo con un semplice “esercizio”)

Premessa generale, anzi punto fermo. Ovviamente ci sono delle attività che non si possono fare a distanza. Probabilmente, almeno per ora, è quasi impossibile usare un tornio da remoto, tagliare o levigare un pezzo di legno e altre mansioni del genere. Ma parliamo dell’attività d’ufficio. L’amministrazione, il commerciale, l’ufficio tecnico.

Ti sei mai fermato a pensare se le persone nella tua azienda (magari tu stesso) che svolgono queste attività debbano farlo veramente in presenza?

Innanzitutto per rispondere a questa domanda ti consiglio di fare una lista su carta per ognuno di questi ruoli. In questa lista devi scrivere:

• strumenti;
• materiali;

che ti servono per portare avanti quella specifica attività.

Ad esempio, parlando con un mio cliente che ha un’impiegata amministrativa, compilando insieme questa lista è venuto fuori che per fare il suo lavoro le bastava il computer e il telefono come strumenti. Mentre come materiali le servivano le bolle dei fornitori. Riorganizzare l’attività di questa impiegata da remoto è stato abbastanza semplice, è stato sufficiente:

1. farla collegare da casa all’ufficio;
2. chiedere ai fornitori di inviare una copia delle bolle per email;

Niente di complicato.

Riorganizzare i processi in ottica digitale può fare molto bene all’azienda e ai suoi membri

Con questo esempio volevo semplicemente mostrarti che con una riorganizzazione dei tuoi processi potresti gestire le relazioni con clienti e fornitori, l’attività dei tuoi collaboratori, e gran parte della tua attività amministrativa da casa o ancora meglio dal mare e dalla montagna (come molti hanno optato di fare). Tutto questo aumentando la produttività e migliorando la qualità della vita.

Si sente spesso parlare di digitalizzazione ma senza ben capire le motivazioni che ci dovrebbero portare a digitalizzare la nostra azienda. Cambiare l’approccio al lavoro, aumentando le prestazioni dei dipendenti e modificando gli stili di vita in favore di una modalità di lavoro che renda sempre più sereni, liberi, produttivi e disponibili dovrebbe essere il motore principale di questo cambiamento.

E ricordiamoci che urge attivare, dove possibile, lo Smart working oggi ma che sarà un asset per la nostra azienda anche domani quando non ci sarà più il Covid speriamo molto presto. Questo perché sta diventando una modalità di lavoro indispensabile per noi aziende italiane, sia per tutelare noi stessi, le nostre famiglie e i nostri lavoratori dalla pandemia, sia perché digitalizzare le nostre azioni ci porta a raggiungere il cosiddetto “livello superiore“.

Noi italiani siamo legati alla tradizione, ma a volte la tradizione diventa un blocco che ci impedisce di essere al passo con i tempi, di rinnovarsi, di crescere e di creare un nuovo modo di vedere il lavoro. E un modo nuovo di vedere il lavoro potrebbe proprio essere quello di non avere un luogo fisico che è un requisito fondamentale, soprattutto se teniamo in considerazione la situazione attuale e il rischio di lockdown per ora locali ma forse anche nazionali.

Potresti scegliere davvero il tuo posto del cuore per lavorare in comodità, ma soprattutto in sicurezza, mettendo un freno alla diffusione del Coronavirus e tutelando la tua vita, la tua salute, e quella di chi ti sta intorno.

Torneremo a parlare di smart working

Questo, come penso avrai capito, è un argomento che mi sta molto a cuore e ne torneremo a parlare sul nostro Next Academy Podcast, disponibile su:

• Google Podcast
• Spreaker
• Spotify

Si tratta di brevi riflessioni, pratiche e dritte al punto che puoi ascoltare dove e quando vuoi dal tuo cellulare. Fammi sapere se le hai trovate interessanti. Ti auguro un buon proseguimento.