Come farsi pagare [consigli pratici per non perdere un sacco di soldi]

Tra i tanti aspetti importanti del “fare business” ce n’è uno fondamentale eppure sottovalutato: come riuscire a farsi pagare.

Come certamente sai se non ti fai pagare il business non va avanti: puoi fare tutti i progetti che vuoi ma senza carburante il motore non si muove. Eppure, te lo dico per esperienza, molti imprenditori trascurano problematiche fondamentali come gestire un cliente che non paga. Proprio per questo in questo articolo vorrei rispondere in modo pratico a due semplici ma importantissime domande:

• Come dobbiamo comportarci se un cliente non ci paga?
• Quali precauzioni possiamo adottare per evitare di trovarci clienti che non pagano?

Buona lettura!

Breve premessa: farsi pagare in Italia

Come titolare di un’azienda di consulenza ho a che fare con realtà aziendali di dimensioni molto diverse tra loro e posso tranquillamente dirti che i cosiddetti “pagamenti lunghi” e, sempre più spesso, i mancati pagamenti, sono un problema che affligge la maggior parte delle aziende italiane.

Devi infatti sapere che riguardo ai “pagamenti lunghi” l’Italia è la prima in classifica in Europa: nell’edizione 2018 dello “European Payment Report” di Intrum Justitia, organizzazione che monitora le abitudini di pagamento di consumatori, imprese e Pubblica Amministrazione (PA) nei paesi europei, siamo primi sia per quanto riguarda il B2B (business to business, ovvero le vendite di servizi e prodotti tra aziende) che verso la Pubblica Amministrazione:

• Il tempo medio della scadenza dei pagamenti tra aziende private è di 50 giorni con un ritardo, oltre i 50, di altri 6 giorni. Ma se sei un imprenditore sai meglio di me che ci sono clienti che pagano anche con tempistiche ancora maggiori : tempi di pagamento che vengono considerati ancora la norma sono 90, 120 e addirittura 180 giorni. Senza tralasciare chi ti paga letteralmente dopo anni;
• La situazione con la pubblica amministrazione è persino peggiore: pensa che nonostante la legge dica che la PA dovrebbe pagare entro 60 giorni i tempi medi di scadenza dei pagamenti sono di 73 giorni con un ritardo medio, oltre i 73, di ben altri 31 giorni;

Sono questioni che possono letteralmente danneggiare la tua azienda e per le quali bisogna dotarsi di strategie efficaci (che ti spiegherò nelle prossime righe) per evitare il più possibile che gli insoluti si accumulino nel tempo e avere ben sotto controllo qual’è l’esposizione finanziaria con i nostri clienti.

Capire chi e come dovrà pagarti nell’azienda cliente

La prima cosa che devi fare, quando ti occuperai di farti pagare da un nuovo cliente, è gestire in modo ordinato la tua amministrazione e preparati nel migliore dei modi per esigere e ricevere il pagamento: questo perché il motivo più classico per cui un cliente non ti paga è perché non riceve la fattura esattamente come la vuole lui o non la riceve proprio. Ti consiglio, quindi, ogni volta che hai a che fare con un cliente nuovo di reperire 3 informazioni fondamentali per farsi pagare:

Chi si occupa dei pagamenti?
Come pagherà? (bonifico, riba, rid)
Con quale cadenza pagano? (scadenza a fine mese, il 5, ecc)

Con questi dati, non perderai tempo a inviare una fattura che potrebbe essere non saldata e, soprattutto, non dovrai inseguire persone sbagliate per farti pagare. Come leggerai in seguito mantenere il contatto con chi ti dovrà pagare può rivelarsi molto utile in caso di necessità. Ora però rispondiamo ad una domanda molto importante: qual è la migliore modalità per farsi pagare?

Modalità (o condizioni) di pagamento: quali sono le migliori e perché

Partiamo col dire che il metodo di pagamento più sicuro, e oserei dire quello più desiderato da tutte le aziende, è quello del pagamento anticipato, il quale purtroppo non sempre è possibile concordare, dipendentemente dal settore in cui operi e dalla tua reputazione nel settore stesso.

Il secondo metodo di pagamento più sicuro secondo il mio parere è il pagamento alla consegna. Qui però c’è una distinzione da fare:

• se il tuo business tratta di fornitura di prodotti se il cliente si rifiuta di pagare (o ti propone di farlo in modi “rischiosi”) puoi semplicemente riportare a casa la merce;
• quando però si tratta di lavorazioni o servizi il pagamento alla consegna è molto rischioso: se il cliente non ti paga, ti troveresti in una situazione molto scomoda perché il lavoro l’hai già fatto e molto probabilmente hai anche sostenuto dei costi per farlo;

D’altra parte però, anche se vendi servizi e ti esponi ad un rischio (e il tuo cliente dovrebbe saperlo), molti clienti ti diranno di non avere fiducia nel pagarti tutto in anticipo perché non possono conoscere l’esito della lavorazione fino alla consegna. Cosa si può fare allora? Rinunciare al lavoro perché il cliente non vuole pagarci in anticipo?

Certo che no, però dobbiamo sempre cercare di prendere comunque delle precauzioni, soprattutto in caso di lavorazioni che occuperanno molto tempo e risorse (risultando quindi molto rischiose):

• Un metodo molto utilizzato è quello della cosiddetta “indagine bancaria“: ci sono alcune banche che offrono questo servizio in modo ufficiale ma possiamo anche provare a chiedere un piacere al direttore se siamo in confidenza, per verificare la solvibilità del nuovo cliente. In alternativa esistono delle piattaforme online, sempre a pagamento, che ci danno lo stesso tipo di informazione;
• Un altro metodo è quello di diminuire la percentuale di rischio chiedendo un acconto e cercando di dilazionare il pagamento vincolandolo a consegne parziali della nostra lavorazione. In questo modo, se per esempio abbiamo chiesto un acconto del 20, 30 o 50%, se il cliente non ti paga il danno sarà più contenuto e il nostro potere di trattativa con lui, se si vuole cercare di rinsaldare il rapporto, sarà più forte, perché se ti ha chiesto un lavoro vuol dire che gli serve;
• L’ultima precauzione che ti consiglio è quella di avere un accordo firmato: certo non è una vera tutela ma è molto meglio della classica stretta di mano o di una email. Nella peggiore delle ipotesi forse il cosiddetto “pezzo di carta” ti permetterà di agire legalmente. Purtroppo, lo dico per esperienza, anche un contratto non tutela al 100% dai cattivi pagatori;

In ogni caso devi cercare di limitare il più possibile e misurare la tua esposizione finanziaria con i clienti e valutare sempre se è sostenibile, a livello di rischi, per la tua attività. Chiediti sempre:

se il lavoro, con queste modalità di pagamento, non venisse effettivamente pagato, quali sarebbero le conseguenze per me? Vale la pena rischiare?

Ricorda inoltre che il tuo mestiere non è fare la banca: non puoi finanziare i tuoi clienti attraverso il mancato pagamento o pagamenti troppo lontani nel tempo. Non accettare passivamente questo tipo di situazioni rappresenta, secondo me, un forte segnale di professionalità e di garanzia del tuo lavoro per te e per il cliente stesso.

Fatte tutte queste premesse può comunque succedere che un cliente non paghi: come comportarsi? Parliamone.

Non ti hanno pagato: quando “prendersela” e quando “lasciar correre”?

La reazione più comune che potresti avere quando un cliente non ti paga è pensare “che bastardo!“: se lo hai pensato (anche tu) almeno una volta sappi che non sei una cattiva persona: è del tutto normale essere frustrati quando non si viene adeguatamente ricompensati per il proprio lavoro. Detto questo ogni evento di questo tipo può diventare un’importante informazione su come stai lavorando oppure un indicatore sullo “stato di salute” del cliente.

Come capire se devi lasciar correre

Prima di tutto dai una risposta il più possibile oggettiva a queste domande:

Hai fatto un buon lavoro?
Il prodotto consegnato era conforme alle richieste o le esigenze del cliente?
Hai consegnato entro i termini concordati?
Ci sono delle motivazioni per cui il cliente potrebbe sentirsi in diritto a non pagarti?

Se al ristorante ti portassero la cena dopo 2 ore di attesa, in un piatto sporco e il sapore della pietanza fosse sgradevole saresti contento di pagare? Se sai di non aver lavorato bene prova ad offrire uno sconto oppure offri la possibilità di migliorare il prodotto o rifare il lavoro: potrebbe essere l’occasione di dimostrare la tua professionalità e di creare un legame ancora più solido con il tuo cliente.

Se invece ti sembra di aver fatto bene il tuo lavoro cerca di valutare attentamente la situazione del tuo cliente: può capitare che chi non paga lo faccia senza cattive intenzioni. Potrebbero ad esempio esserci delle difficoltà oggettive da parte del tuo cliente, come ad esempio investimenti errati, mancati incassi che lo potrebbero portare ad una situazione di difficoltà per mancanza di liquidità.

Come affrontare il cliente che dice di non poterti pagare

Se il cliente non ha concretamente i mezzi per pagarti puoi percorrere due diverse strade: dare fiducia al cliente e attendere il pagamento o metterti, di fatto, contro di lui, iniziando un’azione di recupero crediti (te ne parlo più avanti in questo articolo).

Partendo dal presupposto che ogni situazione è differente ed è sicuramente una scelta che può essere molto complicata, il mio consiglio è di valutare secondo la tua esperienza con il soggetto se merita la tua disponibilità e “pazienza”:

che tipo di rapporto hai avuto con il cliente?
È stato corretto con te fino ad oggi?

Un’altra cosa importante da fare, quando possibile, è chiedere in giro. Soprattutto in un contesto di dimensioni relativamente ridotte come un paese o una piccola città potrebbe essere opportuno informarsi anche dagli altri fornitori del tuo cliente. Inoltre fai ricerche su internet per scovare notizie su eventuali fallimenti. Purtroppo potresti avere una brutta sorpresa: se ti trovi alle prese con un cliente che ha dichiarato fallimento, e l’hai scoperto per vie traverse, molto probabilmente hai perso i tuoi soldi, questo perché ad un cliente fallito non potrai più chiedere nulla. L’unico modo per sperare di essere pagato è fare istanza di insinuazione (una procedura un po’ complessa fatta attraverso il curatore fallimentare che puoi trovare descritta cliccando sul link) nello stato passivo del fallimento.

Quando un cliente non paga essere stato una persona gentile e disponibile, come penso dovremmo essere un po’ tutti, può andare a tuo vantaggio: se hai mantenuto un contatto frequente con il titolare o con chi si occupa dei pagamenti potrebbe aumentare le possibilità di recuperare il denaro che ti spetta in tempistiche ragionevoli. Rimanere in contatto è importante anche perché spesso alla base di un mancato pagamento c’è l’assenza totale di comunicazione con il cliente. Mi capita spesso di avere a che fare con imprenditori che non chiedono i soldi ai propri clienti e aspettano che siano loro a farsi avanti, quasi come se fosse maleducazione chiedere il pagamento del lavoro svolto per poi scoprire, ad esempio, che il cliente non ha pagato semplicemente perché non ha ricevuto la fattura.

Non illuderti poi che con la fatturazione elettronica le cose siano diverse: purtroppo molti clienti lasceranno gestire al commercialista questo processo e non si accorgono, finché non gliele gira il consulente, di aver ricevuto delle fatture passive. Il consiglio che voglio ripeterti quindi è di relazionarsi direttamente con chi esegue i pagamenti, che si tratti dell’amministrazione o di qualsiasi altro incaricato, assicurandoti di avere a disposizione tutti i suoi riferimenti (indirizzo e-mail, recapito telefonico, contatto Skype, ecc.).

Ricordati sempre che dietro un’azienda ci sono delle persone e per fortuna molto spesso delle brave persone. Dopo aver fatto delle attente valutazioni su di un mancato pagamento potresti decidere comunque di dare fiducia e magari incassare la volta successiva.

Recupero crediti: fa parte dei tuoi compiti

Non lasciare al caso la gestione degli incassi della tua attività: dovresti avere sempre una visione chiara, aggiornata e organizzata delle fatture che devi incassare dove poter distinguere le fatture già scadute per poterle gestire e sollecitare prontamente.

Nel caso durante questa attività ti accorgessi di non aver ricevuto un pagamento voglio darti una serie di consigli e buone pratiche per recuperare un credito insoluto:

• Parla con il cliente: vanno bene anche i solleciti per email ma a un certo punto devi fargli almeno una telefonata per ricordagli la data di scadenza del pagamento in questione e domandagli quando pensa di saldare il conto, mantenendo sempre un tono quanto più amichevole e cordiale possibile. Se dopo 15-30 giorni non hai ancora ricevuto il pagamento richiamalo proponendogli una soluzione accettabile da entrambe le parti, che lo stimoli a pagare per esempio proponendogli delle piccole rate;

• Interrompi servizi e fornitura: solo dopo che avrai parlato con il cliente e inviato più solleciti se non vedi la buona volontà devi metterlo alle strette interrompendo la collaborazione in essere fino al momento del saldo;

• Tenere traccia di ogni singolo contatto con il cliente in debito: questo ti sarà utile soprattutto in previsione di azioni legali che, di norma, richiedono informazioni dettagliate come la data e l’orario delle chiamate, la copia di lettere, e-mail o comunicazioni varie, ecc.;

• Valuta con attenzione se procedere per vie legali o se continuare a trattare direttamente con il debitore:
  tieni presente che, in alcuni casi, la cifra spettante dal debitore risulta inferiore rispetto ai costi necessari all’avvio di un’eventuale azione giuridica, quindi prima di interpellare avvocati o agenzie specializzate nel recupero crediti, cerca di trovare un accordo direttamente con il cliente. Non farne una “questione personale” e pensa sempre al rapporto costi/benefici della tua decisione;

• Dai un ultimatum: Se sei certo che ne valga la pena dal punto di vista economico, prima di affidarti ad un’azienda specializzata nel recupero crediti o ad un avvocato, manda al cliente un ultimo avviso in cui specifichi le opzioni messe a sua disposizione e la data entro cui rispondere per evitare eventuali ripercussioni legali;

Fatti sentire

Se dopo aver valutato di aver fatto un buon lavoro e aver provato tutte le strade un tuo cliente non ti vuole comunque pagare e non ci sono situazioni ragionevoli come fallimenti o lutti: alza la voce! Ricorda che sei dalla parte della ragione.

Se hai qualche domanda o vuoi espormi qualche situazione della quale vorresti la mia opinione ti aspetto qui sotto nei commenti!